Verslag Horizontale Verantwoording Archiefbeheer

De gemeente Ommen is op basis van de Archiefwet verplicht om gegevens die door de gemeenten zijn opgemaakt of ontvangen op een goede manier te bewaren en te beheren. Het gaat bijvoorbeeld om vergunningen, bouwtekeningen en bevolkingsregisters, maar ook verordeningen of beleidsplannen. Ook digitale informatie valt onder de Archiefwet.

Het Gemeentearchief van de Bestuursdienst Ommen‐Hardenberg voert deze wettelijke taken uit voor beide gemeenten. De gemeenten zijn ook verplicht om verslag uit te brengen over het beheer van de archieven aan de gemeenteraden en de provincie Overijssel als toezichthouder.

In het zogenaamde 'Verslag Horizontale Verantwoording Archiefbeheer' (PDF, 419 kB) wordt een beeld geschetst van de stand van zaken van het archief- en informatiebeheer in de gemeenten Ommen en Hardenberg. Ook gaat het verslag in op de mate waarin de gemeenten voldoen aan de eisen die in de Archiefwet zijn vastgelegd. Het verslag is opgesteld door een archiefinspecteur in nauwe samenwerking met medewerkers van het Gemeentearchief.

Aandachtspunten
Uit het verslag over 2012 en 2013 blijkt dat de gemeenten Ommen en Hardenberg voldoen aan de eisen van de Archiefwet. Wel zijn er aandachtspunten benoemd, die inmiddels zijn opgepakt. Zo worden de beheersregels met betrekking tot documentaire informatievoorziening geactualiseerd en ontbrekende formele besluiten alsnog genomen. Ook wordt gewerkt aan een handboek waarin wordt vastgelegd hoe archiefstukken op de juiste wijze gedigitaliseerd moeten worden om permanent te kunnen bewaren.

Het verslag wordt beschouwd als nulmeting. Het is de bedoeling dat vanaf nu jaarlijks een dergelijk verslag wordt opgemaakt zodat de ontwikkelingen van het Gemeentearchief gemonitord worden.